1．舉辦活動(dòng)應本著(zhù)講求實(shí)效、突出特色的原則，避免雷同、重復。
2．活動(dòng)應及早籌劃與確定。邀請國外、境外人士前來(lái)參加活動(dòng)，至少于半年前發(fā)出邀請，寄送項目說(shuō)明資料。
3．會(huì )務(wù)準備時(shí)列出物資清單為佳，同時(shí)派專(zhuān)人落實(shí)和保管，以免遺忘或者遺失；
4．一般要準備主席臺領(lǐng)導席卡，主持人席卡和簽到席席卡，礦泉水，主席臺發(fā)放的文件材料(通常需要用粉紅紙打印)，筆，鮮花，研會(huì )旗幟，國歌磁帶等；
5．大型活動(dòng)還須設簽到席，派專(zhuān)人負責簽到；
6．由多個(gè)機構共同舉辦的活動(dòng)，要事先明確各自職責分工，避免多頭指揮、多頭對外。
7．確定開(kāi)幕時(shí)間應充分考慮當地交通、氣候及工作習慣等因素，開(kāi)幕式盡量按原定時(shí)間舉行，避免時(shí)間過(guò)長(cháng)。
8．一般至少需要提前2小時(shí)進(jìn)入會(huì )場(chǎng)，留足布置會(huì )場(chǎng)的時(shí)間，與會(huì )人員需要提前半小時(shí)開(kāi)始入場(chǎng)。
9．領(lǐng)導嘉賓需要事先聯(lián)系好小的會(huì )議室，提前到者先引導到小會(huì )議室休息，活動(dòng)正式開(kāi)始時(shí)再引導入會(huì )場(chǎng).
10．開(kāi)幕式主持人應以適當方式說(shuō)明自己的身份（請禮儀小姐擔任主持人除外）。
11．開(kāi)幕式宣布的出席活動(dòng)領(lǐng)導人名不宜過(guò)多。在介紹“出席××活動(dòng)的領(lǐng)導、貴賓”中，不應包括主辦單位的領(lǐng)導人，應是外賓、外單位領(lǐng)導人。一般情況下各主辦單位領(lǐng)導應排在賓客后面（主辦單位領(lǐng)導是國家領(lǐng)導人的則應先報）；如有外國駐華大使參加的，其位置則應提前（因其是外國元首的代表）。
12．開(kāi)幕式剪彩活動(dòng)能免則免，確需安排剪彩活動(dòng)的，剪彩人不宜多。為節約起見(jiàn)，應以彩帶代替綢帶。
13．在開(kāi)場(chǎng)稱(chēng)呼中，可按國際慣例稱(chēng)“女士們、先生們”，或“貴賓們、女士們、先生們”，后面不必再加“朋友們、同志們”。
14．講話(huà)中“歡迎”“感謝”之類(lèi)的句子要盡量歸納，以節省鼓掌時(shí)間。使用現場(chǎng)翻譯時(shí)，應盡量控制場(chǎng)面，使講話(huà)人與譯員相配合，不要在中文講完時(shí)中方人士立即鼓掌，應而在翻譯完后中外雙方共同鼓掌，以示對外賓的尊重。
15．所借的音響設備必須事先調試，確保萬(wàn)無(wú)一失；如有必要，還要準備錄音筆、
mp3等現場(chǎng)錄音設備（也須調試），并安排專(zhuān)人負責；
16．考慮到翻譯上的困難，講話(huà)中避免使用國內工作中常用的縮略語(yǔ)或慣用語(yǔ)，如“三改一加強”、“掃黃打非”等）或引用古詩(shī)、諺語(yǔ)。
17．對外講話(huà)中（含文件、資料），宜用“”、“”等。
18．如果現場(chǎng)需要播放ppt，需事先將所有需播放PPT拷入筆記本電腦，放至桌面文件夾，并按次序加前綴，需要事先調試投影儀位置，調試好分辨率等；
19．大型活動(dòng)需事先制作議程PPT，一項議程一頁(yè)PPT，字體大一點(diǎn)，可適當配相關(guān)圖片，配合主持人介紹時(shí)播放議程PPT，注意電腦屏幕顯示效果跟投影效果往往有較大差異，字體顏色和背景色間的對比可能需要調整.
20．介紹地方或企業(yè)情況時(shí)，要突出重點(diǎn)，語(yǔ)言簡(jiǎn)練，一忌長(cháng)篇大論，由古至今，人文地理，面面俱到；二忌數字堆砌（如有必要，可提供文字資料）。
21．研討會(huì )不同于報告會(huì )，領(lǐng)導人講話(huà)、主題演講人不宜長(cháng)篇發(fā)言。研討會(huì )不應片面追求人數規模，而應主題明確，主持人和演講人要有一定水平，能引起討論。研討會(huì )提問(wèn)（含出訪(fǎng)時(shí)對方介紹情況后提問(wèn)），要盡量簡(jiǎn)明具體，不必多說(shuō)客套話(huà)。
22．介紹招商項目時(shí)，不宜以我方預計生產(chǎn)規模及投資數作過(guò)于準確的描述，如“生產(chǎn)規模125萬(wàn)噸，預計投資1650萬(wàn)元”等。一是實(shí)際數字不可能如此精確，二是生產(chǎn)規模和投資額應與投資者商定。
23．重要活動(dòng)中，要適時(shí)提醒出席者關(guān)掉手機、尋呼機，或將其調至靜音狀態(tài)。
24．拜訪(fǎng)國外機構時(shí)，應提前進(jìn)行聯(lián)系、確認，說(shuō)明拜訪(fǎng)目的，一經(jīng)確認，應如約赴會(huì )。拜訪(fǎng)（含出席宴請）人數有增減，都應提前通知對方。
25．組織出國展覽應事先進(jìn)行南京公關(guān)公司市場(chǎng)調研，了解當地產(chǎn)品供需情況。參展企業(yè)和產(chǎn)品要有一定代表性，避免參展的同類(lèi)產(chǎn)品互相壓價(jià)競爭。
26．嚴禁攜帶假冒偽劣、侵犯知識產(chǎn)權等違禁品參展。要遵守展覽規定，不違規零售展覽樣品，禁止出售清冊外的樣品和私人物品。
27．布展時(shí)應聽(tīng)從當地展覽組織者的統一指揮，不要隨意亂拉亂搶道具，攤位墻板不要用樣本代替標準圖片或文字說(shuō)明。展品布置要注意展示和貿易效果，既不要因展品過(guò)少而使攤位空蕩，也不要雜亂無(wú)章地堆放展品，搞“雜貨鋪”或“擺地攤”。
28．嚴格按展覽規定的時(shí)間參展和撤展，不遲到，不早退。
29．展出時(shí)，接待觀(guān)眾要熱情、主動(dòng)、耐心，不要在館內扎堆聊天或攤位間相互亂串，出現攤位無(wú)人照管現象。展館和展位應保持清潔，注意防火、防盜。
30．議結束后清點(diǎn)物資并整理干凈后才能離開(kāi)現場(chǎng)，以免遺失所帶的物資。
31．南京活動(dòng)策劃公司活動(dòng)結束后應該主動(dòng)及時(shí)將新聞稿、照片和活動(dòng)總結發(fā)送給相關(guān)負責人,并在BBS研會(huì )版上發(fā)貼總結并虛心聽(tīng)取大家意見(jiàn)。